اقدامات مؤثر جهت ارتقاء ابعاد پنج گانه شغلی

اقدامات مؤثر جهت ارتقاء ابعاد پنج گانه شغلی :

هاکمن والدهام اصول پنجگانه زیر را به منظور ایجاد بهبود در ابعاداصلی شغل پیشنهاد نموده اند

الف ترکیب وظایف : ترکیب وظایف کوچک بمنظور ایجاد واحدهای بزرگ کاری، موجبات افزایش تنوع وظایف و هویت وظیفه را فراهم می آورد. از طریق بکار بستن این اصل امکان انجام تعدادی از وظایف توسط یک فرد فراهم می گردد. رسم نمودارهای جریان کار از جمله تکنیکها و ابزارهایی است که می تواند ما را در ارتباط با چگونگی ترکیب این وظایف یاری بخشد.

بتشکیل واحدهای طبیعی کار:  منظور از ایجاد واحدهای طبیعی کار این است که سعی شود تا وظایف انجام شده توسط فرد تشکیل یک واحد با معنی و منطقی را بدهد. بکارگیری این روش موجب افزایش هویت وظیفه و اهمیت آن می گردد. در راستای تشکیل واحدهای طبیعی کار روشهای زیر می توانند بکار گرفته شوند:

-1 جغرافیایی: بعنوان مثال یک فرد فروشنده می تواند مسئولیت بخشی از یک شهر، استان یا کشور را در ارتباط با شغل فروشندگی بعهده داشته باشد.

-2 نوع فعالیت: بدین معنی که وظایف محوله را می توان تحت عنوان یک فعالیت طبقه بندی نمود. نظیر فعالیتهای تولیدی، کنترل کیفیت و فروش.

-3 سازمانی: منظور متعلّق بودن به یک بخش از سازمان می باشد. بعنوان مثال دبیرخانه یا بازرسی.

-4 الفبائی: بعنوان مثال یک کارمند بایگان مسئولیت بایگانی نامه هایی که حرف اول آنها الف می باشد را تا حرف ج بعهده داشته باشد.

-5 گروههای مشتریان: بدین معنی که فرد در مقابل ارائه خدمات در مقابل یک گروه خاص از مشتریان مسئول باشد.

جبرقراری ارتباط با ارباب رجوع یا مشتری : همانگونه که ذکر شد، یکی از ویژگیهای تشکیل واحدهای طبیعی کار مسئولیت در قبال گروه خاص از مشتریان می باشد. در چنین مواردی فرد ممکن است در تماس مستقیم با مشتریان بوده و این ارتباط ایجاد شده می تواند بنوبه خود یک فرآیند سه مرحله ای را شامل میگردد:

-1 اولین قدم شناسایی مشتری است که اغلب عمل چندان ساده ای نمی باشد.

-2 بین فرد و مشتری حتّی الامکان ارتباطی نزدیک و مستقیم ایجاد گردد.

-3 معیارهایی در اختیار مشتری قرار داده شود، تا از این رهگذر وی بتواند کیفیت کالا یا خدمات تولید شده توسط فرد مستخدم را مورد سنجش و ارزیابی قرار داده و نتیجه را به وی ابلاغ نماید.

ارتباط مستقیم و نزدیک بین مشتری و مستخدم می تواند مانع از تحریف بازخورد و یا به تأخیرافتادن آن گردد. مطلوب ترین نوع ارتباط، ارتباط رو در رو می باشد. لکن استفاده از تلفن و یا نامه نیز می تواند بعنوان یکی از روشهای دیگر ارتباطی مورد استفاده قرار گیرد. از طرفی وجود ارتباط اغلب می تواند بطور همزمان بهبود در سه بعد از ابعاد پنجگانه شغل را در پی داشته باشد. بعبارتی به دلیل امکان بیشتر مطرح شدن نقاط ضعف و قوت از جانب مشتری، مستخدم می تواند، در مورد کیفیت کالا یا محصول تولید شده بوسیله خودش، بازخورد مشتری را بدست آورد. در کنار این مزیت به علت نیاز به مهارتهای ارتباطی ، میزان تنوع وظایف نیز ارتقاء می یابد.

این مطلب مشابه را هم بخوانید :   مقایسه و اتباط هوش معنوی با هوش­های دیگر

افزایش میزان استقلال و آزادی عمل بواسطه مسئولیت بیشتر فرد در ارتباط با تصمیم گیری در مورد نحوه و چگونگی برقراری رابطه با مشتریان، نتیجه و پیامد دیگری است که در اثر به واقعیت پیوستن بند سوم می تواند حاصل گردد.

د گسترش عمودی مشاغل:  توسعه عمودی مشاغل مسئولیت و نظارتی را که قبلاً در اختیار مدیریت بود، در اختیار کارکنان قرار می دهد. هدف از این کار آن است که فاصله میان جنبه های انجام دادن و نظارت کردن مشاغل تا حدودی از بین رفته و استقلال و آزادی عمل افراد افزایش یابد. در راستای گسترش عمودی مشاغل روشهای زیادی وجود دارد. بدین معنی که چنانچه فرد شاغل بتواند خود جدول زمانی و روشهای انجام کارش را تعیین نموده و در رابطه با چگونگی و کیفیت کالای تولید شده توسط خودش و همچنین زمان شروع و خاتمه کار شخصاً تصمیم گیری نماید. برخورداری از این اختیارات موجب می شود که فرد به هنگام بروز مشکل به جای یاری خواستن از سرپرستش با سایر همکارانش مشورت نموده و راه حل مناسبی را جهت حل مشکل ایجاد شده انتخاب نماید.

ه باز نمودن کانالهای بازخورد:  به واسطه افزایش میزان بازخورد، کارکنان نه تنها از کیفیت عملکردشان آگاهی می یابند، بلکه از میزان پیشرفت و یا تنزل و یا درجا زدن در یک سطح خاص مطلع می شوند. بهترین نوع بازخورد، بازخوردی است که به واسطه انجام کار و از طریق خود شغل در اختیار فرد قرار می گیرد. زیرا این نوع بازخورد در گام اول موجبات ارتقاء حسن کنترل شخصی فرد در کارش را فراهم نموده و در دومین گام مسائلی نظیر تحریف اطلاعات از جانب دیگران را به همراه ندارد.

با وجود اینکه اقدامات انجام شده در رابطه با باز نمودن کانالهای بازخورد از شغلی به شغلی و از سازمانی به سازمانی دیگر متفاوت می گردد، لکن تأکید همه این اقدامات بر از بین بردن و حذف موانعی است که نمی گذارند فرد اطلاعات لازم را در ارتباط با کیفیت عملکردش بدست آورد. برخی اقداماتی که می توانند در رابطه با تحقق اصل باز نمودن کانالهای بازخورد صورت پذیرند عبارتند از :

-1 برقراری ارتباط مستقیم بین مستخدم و مشتری : این مسئله موجب می شود که فرد آگاهی یابد که محصولات و خدمات تولید شده بوسیله او تا چه حد نیازهای مشتری را برآورده می سازد.

-2 محول نمودن وظیفه کنترل کیفیت به کارگر: وجود بخشهای کنترل کیفیت در بسیاری از سازمانها باعث می گردد که بازخورد ناشی از این منبع عملاً حذف گردد. لهذا چنانچه این وظیفه به خود فرد واگذار گردد. وی می تواند بگونه ای مستقیم در جریان نحو ه عملکردش قرار گیرد.

-3 تهیه خلاصه ای از کیفیت عملکرد فرد بصورت کتبی و ارائه آن به کارگر: در بسیاری از سازمانها این کار صورت پذیرفته لکن به جای اینکه نتایج حاصله در اختیار فرد قرار گیرد، یا نزد سرپرست باقی مانده و یا به منظور اتخاذ تصمیمات مقتضی به سطوح بالای سازمان ارائه میگردد منظور درک بهتر مسئله و نقشی که این توصیه های پنجگانه در ارتقاء سطح ابعاد مختلف شغلی ایفاء می نماید