پایان نامه ارشد درمورد نیازمندی ها، جذب دانش، خودمختاری

دانلود پایان نامه

های فنی پیکربندی ناتوان باشند، در مقابله با موانع دانشی پیکربندی سیستمهای سازمانی ناکارآمدتر عمل خواهند کرد.
استخدام مشاور
دومین فعالیت در جهت غلبه بر موانع دانشی پیکربندی سیستم های سازمانی، استخدام مشاورینی است که مهارت و تخصص کار با چنین نرم افزار هایی را از طریق آموزش های رسمی و تجربیات قبلی کسب کرده اند. مشاورین دانش خود را از دو طریق پیکربندی نرم افزار و یا انجام فعالیت در کنار تیم های مرکزی به سازمان ارائه می کنند. حتی زمانی که مشاورین نقش اصلی را در پیکربندی نرم افزار بازی کنند، سازمان مشتری می تواند از وابستگی بیش از حد اجتناب کرده و از فرآیند انتقال دانش بهره بگیرد. در مواقعی که اتکاء سازمان ها به مشاورین خیلی کم و یا برعکس خیلی زیاد باشد، کارآیی مشاوران در غلبه بر موانع دانشی پیکربندی سیستم های سازمانی کمتر خواهد شد. در بسیاری از موارد سازمان ها به علت شنیدن مطالبی که مطلوبشان نیست در انتخاب مشاوران سلیقه ای عمل کرده و از مشاورینی استفاده می کنند که با ایده های آنها با ذهنیات هرچند اشتباه خود مطابقت داشته باشد.
2-4-12-2 غلبه بر موانع جذب دانش
نوع دوم مانع دانش مربوط به جذب فرآیندهای کاری جدید و طراحی های سازمانی است. جذب و درک نه تنها یک چالش برای کاربران بلکه مانعی دشوار برای اعضای تیم مرکزی و سایر ذینفعان مثل مشتری ها نیز می باشد. کاربران قبل از استفاده موثر از سیستم سازمانی نیازمند یادگیری فرآیندهای کسب و کاری هستند که در سازمان بر اثر پیاده سازی این سیستم مورد تغییر و بازبینی قرار گرفته اند. معمولا سازمان ها نیاز کاربران در جهت یادگیری سیستم جدید را از طریق ارائه آموزش های رسمی و استفاده از روش های مرحله ای51به هنگام پیاده سازی سیستم های سازمانی برآورده می کنند.
استفاده از آموزش های رسمی
اگرچه اکثر سازمان ها به آموزش کاربران به عنوان یکی از نیازمندی های کلیدی پیاده سازی سیستم های سازمانی توجه دارند ولی نوع و حجم آموزش های آنها با هم متفاوت می باشد. معمولا تا 20 درصد بودجه اختصاص داده شده به پروژه صرف مسائل آموزشی می شود و سازمان هایی که بودجه بیشتری را در نظر می گیرند، آن را صرف آموزش و تعلیم کاربران در مورد فرآیندهای جدید و یا مسائلی مثل مدیریت تغییرات می کنند. آموزش مدیریت تغییرات می تواند در قالب یک سری از کارگاه های آموزشی به منظور دستیابی افراد به اهداف کارایی شان انجام گیرد. پیاده سازی سیستم های سازمانی نیازمند تغییرات فرهنگی گسترده ای است و ضروریست که قسمت عمده ای از بودجه آموزشی به تغییرات سازمانی و فرهنگی اختصاص یابد. لازم به ذکر است که بودجه آموزشی از جانب بعضی از سازمان ها بسیار کم درنظر گرفته می شوند و صرفا چگونگی استفاده از سیستم به کاربران آموزش داده خواهد شد و آموزشی در زمینه فرآیندهای جدید کسب و کار به کاربران ارائه نخواهد شد.
اگر چه استفاده از سیستم های سازمانی با تغییرات ریشه ای همراه خواهد بود، اما باید توجه داشت که غلبه بر مانع دانشی جذب و درک فرآیندهای جدید زمانی موثرتر واقع می شود که تغییرات به صورت تدریجی و مرحله ای اعمال شوند. بسیاری از سازمان ها از طریق انتخاب یک مکان (سایت کاری) در هر لحظه یا محدود کردن تعداد ماژول های انتخابی، تلاش عظیم مورد نیاز جهت پیاده سازی سیستم سازمانی را به قسمت های کوچک تر و قابل مدیریت تر تقسیم می نمایند. راهبرد تدریجی پیاده سازی به کاربران و شرکت کنندگان در پروژه این امکان را می دهد که استرس و فشار حاصل از پیاده سازی سیستم سازمانی را کاهش داده و مطالبی را یاد بگیرند که قابل اعمال به مراحل بعدی پیاده سازی باشد. می توان افراد تیم مرکزی را به هریک از مکان های کاری فرستاد تا بتوانند از یادگیری های هر یک از پیاده سازی ها بهره ببرند و یا افرادی را به صورت تمام وقت به تست و بهبود سیستم سازمانی اختصاص داد. چنین تلاش هایی فرصت اکتساب و تسهیم دانش درباره سیستم جدید و فرآیندهای آن را برای افراد سازمان به وجود خواهد آورد. سازمان هایی که روش پشتیبانی تدریجی و مرحله ای را دنبال نمی کنند و تلاش های پشتیبان پس از پیاده سازی را متوقف می کنند، با موانع دانش مختلفی مواجه خواهند شد. مثلا در بعضی از پروژه ها فقط چهار یا پنج نفر از حدود بیست نفر اعضای پروژه به کاربران برتری52که توانایی پشتیبانی از تلاش های بعد از پیاده سازی را دارند، تبدیل شده و مابقی سازمان را ترک کرده و یا به موقعیت های شغلی قبلی خود بر می گردند. بنابراین بسیاری از سازمان ها بر این عقیده اند که در طی پیاده سازی سیستم سازمانی خود، دانش سازمانی و سیستمی لازم را در اختیار نداشته اند. ترک پروژه از جانب افراد تیم یکی از مشکلات مهم محسوب می شود. این حالت حتی کارایی تیم های مرکزی بزرگ را نیز تحت تاثیر منفی خود قرار می دهد. از دست دادن و تغییر افراد پروژه، اشتراک دانش را در پروژه های پیاده سازی محدود کرده و باعث کاهش انگیزه افراد تیم و ناتوانی آنها در انتشار دانش مورد نیاز در جهت حل چالش های پیش رو خواهد شد.
در کل روش های مقابله با موانع دانش در سازمان ها متفاوت است. اگر سازمانی تیم های مرکزی فرآیند پیاده سازی را حمایت کرده و مدیریت رابطه خود با مشاوران را به خوبی انجام دهد، می تواند به پیکربندی مناسبی از سیستم سازمانی پیاده سازی شده دست یابد. در صورتی که در زمینه آموزش و تعلیم، سرمایه گذاری معقول انجام گرفته و از راهبرد تدریجی و مرحله ا
ی در مقابله با تغییرات سازمانی استفاده شود، می توان به طور مطلوبی دانش مورد نیاز استفاده موثر از سیستم را در سراسر سازمان جذب کرد.
تغییر فرآیندها به روش های تدریجی و همزمان
بیشتر سازمان ها به هنگام بیان چالش های یادگیری، به موفقیت نسبی خود در غلبه بر موانع دانش مرحله پیکربندی اشاره دارند. اما جذب و درک فرآیندهای کاری و تغییرات سازمانی جدید سازمان ها را با چالش های پیچیده تری مواجه می کند. به منظور بررسی چگونگی غلبه بر موانع جذب دانش به توالی ای خواهیم پرداخت که در آن سازمان ها دو رویداد عمده پیاده سازی سیستم نرم افزاری و تغییر فرآیندهای سازمانی را اجرا می کنند. بعضی از سازمان ها ترجیح می دهند که ابتدا نرم افزار تهیه شده را پیاده سازی کرده و پس از آن بر تغییر فرآیندها تمرکز می کنند. به این حالت تغییر مرحله ای گفته می شود چراکه تعداد تغییرات کمتری در یک زمان اعمال خواهد شد و شاهد اتصال سست تری بین تغییرات فنی و سازمانی خواهیم بود.
سازمان های دیگری نیز هستند که تغییر فرآیندهای کسب و کار را همزمان با پیاده سازی تکنولوژی انجام می دهند. در این حالت افراد سازمان نه تنها نحوه استفاده از سیستم های جدید را می آموزند، بلکه راه های جدید انجام کارها نیز به آنها آموزش داده می شود. به این نوع از تغییر، تغییر همزمان گفته می شود چراکه موارد بیشتری در یک زمان مورد تغییر قرار گرفته و نمونه ای از اتصال محکم بین تغییرات فنی و سازمانی محسوب می شود.
سازمان هایی که از روش تدریجی استفاده می کنند، سیستم سازمانی را جایگزینی برای سیستم های ناسازگار قدیمی در نظر گرفته و تغییر فرآیندهای کسب و کار خود را به تعویق می اندازند. کارکنان چنین سازمان هایی به توانایی خود در مدیریت بیش از یک تغییر در یک زمان اطمینان ندارند و تا جایی که امکان دارد بسته سیستم سازمانی را به منظور مطابقت با فرآیندهای کسب و کار موجود، سفارشی سازی می کنند.
سازمان هایی نیز هستند که از راهبرد تغییر همزمان استفاده می کنند و بر روی طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار همزمان با پیاده سازی سیستم سازمانی تمرکز دارند. در بسیاری از این سازمان ها به سیستم های سازمانی به عنوان مولفه ای از یک بازمهندسی و تغییر کلی بزرگ تر و نه یک پروژه جایگزینی سیستم نگریسته می شود.
به نظر می رسد سازمان هایی که از راهبرد تدریجی استفاده می کنند نسبت به سازمان هایی که از روش همزمان استفاده می کنند، فرآیند راحت تری را جهت مقابله با موانع دانش پشت سر می گذارند. سازمان هایی که از روش تدریجی استفاده می کنند می دانند که تلاش های همزمان پیاده سازی و تغییر فرآیندها باعث می شود سازمان که پیوسته با مهلت های زمانی و دوگانگی مسئولیت پیاده سازی سیستم و انجام فرآیندهای کسب و کار مواجه است، بیش از حد به چالش کشیده شود. در حقیقت سازمان ها با به تعویق انداختن یادگیری و مهندسی مجدد فرآیندها، بهره گیری از مزیت های بالقوه استفاده از سیستم های سازمانی را به تعویق می اندازند. چالش های واقعی و به تعویق انداخته شده چنین سازمان هایی، زمانی شروع می شود که اقدام به استفاده واقعی از سیستم سازمانی جهت دستیابی به ارزش های بزرگ کسب و کار می کنند. اگرچه قبلا تعدادی از فرآیندها را در زمان پیاده سازی تغییر داده اند ولی دستیابی به مزایای بالقوه استفاده از سیستم سازمانی نیازمند توجه گسترده تری به مهندسی مجدد فرآیندها در آینده می باشد. لازم به ذکر است که به تعویق انداختن تغییر فرآیندها موجب بروز چالش هایی برای سازمان می شود چراکه تصمیمات و فعالیت های کنونی پیکربندی موجب محدود شدن اختیارات و گزینه های تغییر فرآیندها در آینده خواهد شد.
سازمان هایی که از روش تدریجی و مرحله ای استفاده می کنند، علی رغم معوق کردن تغییر فرآیندها در می یابند که سیستم های سازمانی به دلیل ماهیت یکپارچه ای دارند، نیازمند بعضی تغییرات همزمان در فرآیندهای کسب و کار هستند چرا که سیستم های سازمانی نیازمند هماهنگی بیشتر بین فرآیندهای کسب و کار در نواحی عملیاتی مختلف هستند. از این رو سازمان هایی که راهبرد تدریجی را در پیش می گیرند، احساس می کنند که نیازمند پیاده سازی همزمان بعضی از فرآیندهای جدید با تغییرات سیستم ها می باشند. اعمال تمرکز محض بر پیاده سازی سیستم سازمانی و اجتناب از تغییر فرآیندها تقریبا ناممکن است.
برعکس، سازمان هایی که از راهبرد تغییر همزمان استفاده می کنند با چالش تغییر سیستم ها و فرآیندها به صورت همزمان مواجه هستند که خود نیازمندی های یادگیری گسترده تری را می طلبد. این سازمان ها فرآیندهای جدید را قبل از پیاده سازی و پیکربندی سیستم طراحی می کنند و با انجام این کار ریسک عدم تطابق سیستم سازمانی با فرآیندهای طراحی شده را متحمل می شوند. با پیگیری تغییرات به این روش میزان یادگیری مورد نیاز افراد افزایش خواهد یافت. اکثر واحدهای کسب و کار سازمان ها از خودمختاری دیرینه ای برخوردار هستند و به سیستم سازمانی به عنوان ابزاری نگاه می کنند که نه تنها فرآیندهای کسب و کار فعلی را مختل می کند بلکه درک چگونگی ساختار دهی فعالیت ها را نیز با مشکل مواجه می کند. فرهنگ خودمختاری53یک تهدید برای استانداردسازی فرآیندهای کسب وکار در سراسر سازمان محسوب می شود. اگرچه فرآیندهای کسب و کار استاندارد قسمتی از مدل سازمانی برای پیاده سازی نرم افزار محسوب می شوند اما بیم آن می رود که واحدهایی از سازمان بعدا فرآیندها را
بر اساس نظر خود تغییر دهند. گاها سازمان هایی که از روش همزمان استفاده می کنند، فشارهای زیادی را به دلیل نیازمندی های سنگین یادگیری تغییرات همزمان متحمل می شوند و به ناچار روش هایی را به کار می برند که رفتار سازمان هایی را تقلید می کند که از روش تدریجی استفاده کرده اند.
در کل اگرچه راهبردهای سازمان هایی که از روش مرحله ای یا تدریجی استفاده می کنند متفاوت می باشند، اما هر دو با نیازمندی های پیاده سازی همزمان سیستم سازمانی و فرآیندهای جدید مواجه خواهند شد و هر دو گروه همچنین با نیازمندی توجه به چالش های فنی و سازمانی در دراز مدت مواجه هستند. بنابراین نتیجه می گیریم که ترکیب دو روش مرحله ای و همزمان به منظور پیاده سازی سیستم های سازمانی آسان تر از جداسازی این دو روش می باشد. در عمل پیاده سازی یک سیستم سازمانی، بدون توجه به راهبرد در پیش گرفته شده و به واسطه تغییرات فرآیندها در آینده، تغییرات همروندی را به فرآیندهای کسب و کار تحمیل خواهد کرد. عده ای بر این عقیده اند که

دیدگاهتان را بنویسید