بازخورد عملکرد و مدیریت عملکرد

دانلود پایان نامه
2ــ ارائه این عوامل به گونهای است که مدیران شاغل بتوانند آن را بکار برند (گروهی از اساتید مدیریت،1375).
اولین قدم برای تدوین مدل اچیو، کنار گذاشتن عواملی بود که بر عملکرد مدیریت تاثیر میگذارد. عملکرد، کنش انگیزش و توانایی است در مدل اچیو، توجه به انگیزش و توانایی پیروان مهم است. به عبارت دیگر، فرد (کارکن) باید تا حدی میل و مهارتهای لازم را برای انجام کامل تکلیف داشته باشد. قدم دوم را پرتو و لاور با افزودن تصور نقش یا درک مستقل، این ایده را بسط دادند. پیروان جهت انجام مناسب هر کار و وظیفه، باید درک صحیحی از نحوه انجام آن داشته باشند. قدم بعدی را لورنس و لارنس برداشتند و متوجه شدند، علاوه بر مسائل گفته شده، سازگاری فرهنگ، هدایت و حمایت سازمان و محیط کارنیز نقش مؤثری درانجام مناسب هرکاری دارند” (به نقل از سراچ،1384).
مدل اچیو از دو عامل دیگر در معادله مدیریت عملکرد بهره می گیرد. عامل اول بازخورد است یعنی پیروان نه تنها به آنچه باید انجام دهند آگاه باشند، بلکه باید بدانند که، بر اساس آنچه متداول است چگونه باید عمل کنند.
بازخورد شامل آموزش هر روزه و ارزیابی رسمی عملکرد است. دیگر عامل مدیریت عملکرد، اعتبار است. این روزها در این اوضاع و احوال مدیران باید بتوانند تصمیماتی را که بر شغل و کار مردم تأثیر میگذارند با دلیل و مدرک و توجیه لازم همراه کنند. در تحلیل عملکرد، مدیران باید بطور مستمر در مورد اعتبار فعالیتهای پرسنلی نظیر تحلیل، شغلی، تقاضای استخدام، ارزیابی، کارآموزی، ترفیع و اخراج بررسی لازم را به عمل آوردند (هرسی بلانچارد،1380).
هرسی و گلداسمیت، هفت متغیر مربوط به عملکرد اثربخش را از میان بقیه برگزیده اند: هفت واژه در برگیرنده مدل عملکردی اچیو عبارت است از:
1ـ توانایی 2ـ وضوح 3ـ کمک 4ـ انگیزه 5ـ ارزیابی 6ـ اعتبار 7ـ محیط
استفاده از مدل اچیو
مدیر با استفاده از مدل اچیو درباره چگونگی تأثیربخشی عملکرد فعلی یا بالقوه پیروان در زمینه یک تکلیف خاص، به ارزیابی میپردازد. آنگاه مدیران باید مطابق با علتهای منحصر به فرد آن مشکل خاص قدمهای لازم را بر دارند. هفت عامل موجود در مدل اچیو همراه با چاره جویی های معمول برای حل مشکل عبارتنداز:
– توانایی(دانش ومهارت)
اصطلاح توانایی، به دانش و مهارت های پیروان گفته میشود. اجزای کلیدی آن عبارتند از: دانش مربوط به تکلیف (کارآموزی رسمی و غیر رسمی)، که کامل کردن تکلیف خاصی را تسهیل میبخشد، تجربه مربوط به تکلیف (تجربه کاری قبلی که به تکمیل توفیق آمیز تکلیف کمک میکند)، و قابلیتهای مربوط به تکلیف، توانایی بالقوه و یا صفات ممیزهای که انجام توفیقآمیز را تقویت میکند. مدیر باید در تحلیل عملکرد پیرو بپرسد: آیا این شخص دانش و مهارت لازم رابرای تکمیل توفیق آمیز این تکلیف دارد، یا خیر؟ در صورتی که در توانایی فرد اشکالی وجود داشته باشد راهحلهای ارائه شده شامل این موارد است: کارآموزی خاص، آموزش، دورههای آموزشی رسمی، ارجاع مجدد وظایف و مسئولتهای مشخص. این موارد را باید از نقطه نظر اثربخشی هزینهها مورد توجه قرار داد(هرسی بلانچارد،1380).
– وضوح (درک یاتصورنقش)
وضوح به درک و پذیرش نحوه کار، محل وچگونگی انجام آن گفته میشود. برای آنکه پیروان درکی کامل از مشکل داشته باشند باید مقاصد و اهداف عمده، نحوه رسیدن به این مقاصد و اهداف و اولویتهای اهداف و مقاصد(چه هدفهایی در چه زمانی بیشترین اهمیت را دارند). برایشان کاملاً صریح و واضح باشند. وجود مشکل در وضع یا درک نشان دهنده آن است که، در مرحله عملکرد، طرح ریزی مشکل وجود دارد. در بسیاری از موارد توافق برسر اهداف کافی نیست، مدیران باید اطمینان بدست بیاورند که همه اهداف به گونهای رسمی فقط ثبت شوند. پیروان را برای پرسیدن سوال به منظور تصریح بیشتر باید تشویق کرد(هرسی بلانچارد،1380).
– کمک (حمایت سازمانی):
اصطلاح کمک، به کمک سازمانی یا حمایتی گفته میشود که پیرو برای تکمیل کردن اثربخشی کار به آن نیاز دارد. برخی از عوامل حمایت سازمانی شامل این موارد است. بودجه، وسایل و تسهیلاتی که برای کامل کردن تکلیف لازم است، حمایت از جانب دوایر دیگر، در دسترس بودن فرآورده و کیفیت آن و ذخیره کافی از منابع انسانی. در صورتی که کمک با حمایت سازمانی کاهش یابد مدیران باید به گونهای صریح مشخص کنند که، مشکل در کجاست. اگر مشکل کمبود پول، منابع انسانی، وسایل یا تسهیلات باشد. مدیران باید ببینند، آیا میتوان منابع لازم را به گونهای که سرمایه برگردد تهیه کنند؟ اگرامکان تهیه منابع وجود نداشته باشد، در آن صورت، چه بسا که مدیران ناچار شوند که در اهداف تجدیدنظر کنند تا پیروان را در مقابل شرایطی که از اختیار آنان خارج است، مسئول ندانند(هرسی و بلانچارد،1380).
– انگیزه(انگیزه یاتمایل):
اصطلاح انگیزه، به انگیزه مربوط به تکلیف پیروان یا انگیزش برای کامل کردن خاص مورد تحلیل به گونهای توفیق آمیز اطلاق میشود. در ارزیابی انگیزش باید فراموش نکنیم که بسیاری از مردم در مورد تکمیل تکالیفی بیشتر راغب هستند که دارای پاداشهای درونی یا بیرونی هستند. در صورتی که پیروان دارای اشکال انگیزشی باشد. اولین قدم آن است که، استفاده از پاداشها و تنبیهات بررسی شوند. پیرو باید به وضوح بفهمد که، عملکرد در مورد این تکلیف به پرداخت پولی، ارتقاء بازشناسی و امنیت شغلی ارتباط پیدا میکند. تحقیقات نشان میدهد که مدیران آگاه امید دارند پیروان به رفتاری دست زنند که پاداشی را طلب نکند. مردم طبعاً دارای این گرایش هستند که تکالیفی را که پاداشی را در بر دارند دنبال کنند و از آنها که، ندارند روی برگردانند. پاداشها میتوانند ملموس باشند. بازخورد در مورد عملکرد مانند بازشناسی یا دلجویی از افراد را میتواند بخش مهمی از سیستم کلی انگیزشی، به شمار آورد(هرسی بلانچارد،1380).
– ارزیابی (آموزش وبازخورد عملکرد):
ارزیابی، به بازخورد روزانه عملکرد و مرورهای گاه به گاه گفته میشود. روند بازخورد مناسب به پیروان اجازه میدهد، پیوسته از چند و چون انجام کار مطلع باشند. اگر اشخاص از مشکلات عملکرد خویش آگاه نباشند انتظار بهبود عملکرد انتظاری غیرواقعگرایانه است. مردم پیش از آنکه مورد ارزیابی دورهای رسمی قرار گیرند. باید از ارزیابیهای مرتب غیر رسمی درباره خویش مطلع باشند.
دلیل بسیاری از مشکلات عملکرد، نبودن آموزش لازم و بازخورد عملکرد است. وجود مشکل ارزیابی نشانگر آن است که در بازخور روزانه در مورد عملکرد اثربخش یاغیر اثربخش کمبود وجود داشته است. بسیاری از مدیران براخبار بد تأیید می کنند و وقتی امور خوب انجام میشوند، تشخیص آن را از یاد میبرند. بازشناسی عملی که به خوبی انجام گرفته است، بخشی حیاتی از روند پیوسته ارزیابی است چیزی است که موجب افزایش انگیزش میشود و برای سازمان هم خرج زیادی بر نمیدارد. یک شیوه که به تشخیص نکات برجسته افراط وتفریطها کمک میکند، روند حادثه قابل توجه است که، شامل تهیه دلایل و مدارک رسمی برای عملکرد بسیار مثبت و یا بسیار منفی است. این روند تضمین میکند که پیرو به باز خوردی که جزیی ازحد نصاب رسمی است برسد(هرسی بلانچارد،1380).
– اعتبار (اعمال معتبر وحقوق پرسنلی)
اصطلاح اعتبار، به مناسب بودن و حقوقی بودن تصمیم های مدیر، در مورد منابع انسانی اطلاق میشود. مدیران باید اطمینان کسب کنند که، تصمیمها در مورد مردم از جهت حقوقی، تصمیمهای دادگاه ها و خطمشیهای شرکتها مناسب می باشند. مدیر باید محققاً بداند که امور مربوط به پرسنل برای همه گروه های و افراد یکی است و سازمان به ارزیابی های عملکردی قانونی و معتبر فنون برگزیده خط مشی های مربوط به کار آموزی و ارتقاء و اموری از این قبیل نیاز دارد. درصورتی که مشکل در مورد اعتبار وجود داشته باشد، مدیر باید بداند که خط سیر قانون در مدیریت واضح و روشن است. تصمیمهای پرسنل باید با دلیل و مدارک همراه بوده و بر خط مشیهای عملکرد گرا استوار باشد. مدیرانی که در مورد مسائل اعتبار اطمینان خاطر ندارند باید آن را با دایره کارگزینی یا اداره حقوقی سازمان مورد مسائل اعتبار اطمینان خاطر ندارند باید آن را با دایره کارگزینی یا اداره حقوقی سازمان مورد بحث قراردهند(هرسی بلانچارد،1380).
– محیط (تناسب محیطی):
اصطلاح محیط به آن دسته ازعوامل خارجی گفته میشود که، می توانید حتی با وجود داشتن تمامی توانایی وضوح، حمایت و انگیزه لازم برای شغل، باز هم برعملکرد تأثیر گذارند. عناصر کلیدی عوامل محیطی عبارتند از: رقابت، شرایط بازار، آئین نامههای دولتی، تدارکات و اموری از این قبیل و اگر مشکل محیطی از قدرت اختیار پیروان خارج باشد، دیگر نباید در مورد عملکرد به آنان پاداش داد یا بد تنبیه شان کرد. خلاصه آنکه باید از پیروان انتظار داشت که در سطحی هماهنگ با محدودیتهای محیطی خود عمل کنند(هرسی بلانچارد،1380).
کار مدیریت عملکرد، ادغام مفهوم گسترده رهبری وضعی مدل اچیو است. در تعریف چگونگی کاربردی مدیریت عملکرد قدمهای عمده مورد لزوم در طرحریزی عملکرد باید به طور کلی مشخص شود. همچنین روند سرپرستی به منظور تقویت طرحهای عملکرد و پیشرفت پیروان را نیز نباید از یاد برد و سرانجام دستورالعمل های لازم در زمینه هدایت و تجدید نظر در عملکرد رسمی، که مکمل دوره مدیریت عملکرد است، باید موجود باشد(هرسی بلانچارد،1380).