فرایند ارتباطات و کتابهای راهنما

دانلود پایان نامه

بازخور دریافت پیام
(منبع: سینگر، 1999، ص 483)
بازخور ارتباطات عبارت از شناخت و آگاهی فرستنده از این که آیا دریافت کننده به صورت صحیح و درست پیام وی را تفسیر کرده است یا خیر.
شاید مهمترین مانع در مورد ارتباطات حذف بازخور در فرایند ارتباطات است وظیفه بازخور عبارت از تأیید اینکه آیا پیامی که فرستنده رمزگذاری کرده و آنچه که گیرنده رمزگشایی کرده یکی است یا خیر.
مدلهای ارتباطات (سینگر، 1999، صص 487، 486، 485)
الف) ارتباطات نوشتنی
از این روش در قالب روشهای زیادی در سازمان استفاده می شود.
شامل یادداشت، گزارش، کتابهای راهنما (برای اهداف درونی سازمان مورد استفاده قرار گیرند و روشهای دیگری نظیر نامه ها و فرمهای تایپ شده برای اهداف ارتباطاتی خارجی به کار برده می شود.
سه مزیت عمده در مورد ارتباطات کتبی وجود دارد.
الف) باعث میشود که فرستنده با دقت بیشتری به فرستادن پیام اقدام نماید.
دوم – نیازی به حضور فرستنده جهت ارتباط مؤثر نیست.
ج – مکتوباتی از حقایق را ارائه دهد.
ب) ارتباطات کلامی
باعث ایجاد تعاملات دو طرفه و دریافت بازخور به صورت مستقیم می شود. این ارتباطات شامل شکلهای زیادی می باشد مانند گفتگوهای میان دو فرد، کمیته ها و جلسات، سخنرانی ها و محاورات تلفنی.
معایب: الف) مکتوب نیستند و ممکن است باعث جدالهائی در آینده شود.
ب) این نوع ارتباطات فوری و آنی هستند و به برنامه ریزی در مورد ارسال پیامها اجازه نمی دهد.
ج ) ارتباطات غیر کلامی: شامل هر نوع ارتباط بغیر از شفاهی و کتبی گفته می شود. یعنی از حروف و کلمات استفاده نمی شود. و به این نوع ارتباطات، زبان بدن نیز گفته می شود.
موانعی که باعث ارتباطات غیر مؤثر می شود به دو گروه تقسیم می شود سازمانی و شخصیتی که سازمانی شامل ساختار، وظایف و … و شخصیتی شامل درک، توجه، ادراک و … سبکهای ارتباطات مدیریتی. (سینگر، 1999، ص 496)
1- سبک کنترلی این سبک یک طرفه است وقتی مؤثر است که فرستنده دارای یک کنترل صریح و خالی از ابهام باشد یا دیدگاهی کارشناسانه داشته باشد.
2- سبک پویا: یک تکنیک ارتباط یک طرفه ای است برای ارتقاء روحیه طراحی شده است و این وقتی مؤثر است اعضاء گروه دارای مهارتها و توانائی های برای انجام وظایف هستند.
3- سبک مساوات: این سبک مظهر ارتباطات دو طرفه است هدف از این سبک عبارت از ارتقاء روابط و بهره‌وری بین فردی و این نوع سبک در موقعیتهای پیچیده – تصمیم گیری مؤثر است.
4- سبک واگذارنده: در این سبک اشتیاق فرستنده به بازی دادن دیگران در فرایند ارتباطات قرار دارد. هدف این سبک، ارتقاء دادن گروههای مستقل می باشد. و هنگامی مؤثر می باشد که فرستنده دارای تجربه زیادی باشد و اینکه بداند که گیرنده اشتیاق پذیرفتن مسئولیت دارد.
5- سبک ساختاری: از تعاملات کلامی برای ایجاد سیاستها و رویه ها استفاده می کند هدف اصلی این سبک عبارت است از توجیح و تأیید پیامهای موجود.
ارتباطات ساختاری در توضیح وظایف پیچیده، برنامه های جدید توسعه و راهنما بوسیله مدیران منابع انسانی مورد استفاده قرار می گیرند.