فناوری اطلاعات و ارتباطات و برنامه ریزی منابع سازمان

دانلود پایان نامه

– فناوری ذخیره سازی: در برگیرنده ارتباطات فیزیکی برای ذخیره سازی داده ها مانند: نوار، دیسک های اپتیکال، ابزار مغناطیسی و نیز نرم افزاری که سازماندهی داده ها را بر روی سخت افزار مدیریت می کند، می باشد(فتحیان، ١۳۸۶: ۳۶).
– فناوری ارتباطات: در برگیرنده ی ابزارهای فیزیکی و نرم افزاری بوده که قسمت های مختلف سخت افزار را کنترل می کند. اطلاعات را از یک محل فیزیکی به محل دیگر ارسال می کند. کامپیوترها و تجهیزات ارتباطی می توانند در شبکه به هم متصل شوند. برای اینکه استفاده از صدا، داده، تصویر، موزیک یا حتی ویدئو را به اشتراک بگذارند(فتحیان، ١۳۸۶: ۳۷).
– شبکه: یک سیستم ارتباطی که امکان به اشتراک گذاری منابع بین کامپیوترهای مختلف را فراهم می کند(فتحیان، ١۳۸۶: ۳۷).
– پایگاه داده: گروهی از فایل های مرتبط پایگاه داده ها را تشکیل می دهند. به عبارت دیگر، یک مجموعه سازمان یافته از فایل ها و رکوردهای مرتبط به هم که داده ها و روابط بین آنها را ذخیره می کند. تعریف محدود پایگاه داده ها را می توان چنین بیان نمود. گرد آوری و متمرکز ساختن داده ها به گونه ای که موارد تکراری حذف و کاربرد موثر اطلاعات در زمینه های گوناگون آسان نماید. در این نظام، بجای انبارش داده ها و پرونده های جداگانه، روش کار به گونه ای است که کاربران همه ی اطلاعات را از یک مکان دریافت می کنند. یک پایگاه اطلاعاتی به تنهایی چندین برنامه را پشتیبانی می نماید. برای مثال، بجای اینکه سازمان داده های مربوط به کارکنان دستمزد حقوق و مزایای دیگر را در پروندهای مستقل تنظیم کند. یک پایگاه داده، با عنوان منابع انسانی ترتیب می دهد و همه اطلاعات را برای استفاده بخش های گوناگون در آن گرد می آورد(فتحیان، ١۳۸۶: ۳۷).
۲-۴-١-۴ هدف استفاده از فناوری اطلاعات
تاکید بر روی استفاده از کامپیوتر به عنوان عاملی اصلی برای پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری مدیریت از طریق تامین اطلاعات لازم می باشد. این اطلاعات ممکن است به صورت پردازش متن، گزارش، صوت و تصویر و علائم دیگری باشد. استفاده از فناوری اطلاعات باعث تسهیل فرآیند بهره برداری و امکان استفاده از منابع اطلاعاتی می شود که برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل، محافظت و تشکیل منابع اطلاعات سازمان شامل اطلاعات دریافتی از خارج و داخل سازمان به طور صحیح انجام پذیرد(قبادی، ١۳۸۲: ۵۰). فناوری اطلاعات را می توان نقطه ی همگرایی الکترونیک، پردازش داده ها و ارتباطات دوربرد دانست. این همگرایی دو جنبه دارد: نخست از میان رفتن فاصله ها و در نتیجه قرار گرفتن رایانه های منزوی از هم در یک شبکه گسترده جهانی، و دوم رایانمند شدن سیستم های ارتباطات دور برد که موجب ایجاد ظرفیت های جدیدی برای انتقال صدا و تصویر می شود. شایان ذکر است که فناوری اطلاعات صنعتی نیست که به قله ی اوج خود رسیده باشد. بلکه برعکس، در حال افزودن به کارایی خود است و هر روز منسجم تر می شود. تردیدی نیست که با نوآوری هایی که آشکارا کاربردهای متعدد مختلف و غیر قابل پیش بینی دارند، این تکنولوژی جهش بزرگی به پیش خواهد داشت. علت پیش بینی ناپذیری این کاربردها این است که محرک اصلی نوآوری ها، رشد مستمر توقعات و خواسته های مصرف کنندگان است. داوری بازار به تنهایی نمی تواند کاربردهای فناوری اطلاعات در اقتصاد و جامعه را تضمین کند یا دامنه تغییرات ناگهانی احتمالی در هر سطح مالی و بین المللی و بازاریابی را مشخص می سازد(مهری نژاد، ١۳۸۹: ۶۶).
۲-۴-١-۵ اهمیت فناوری اطلاعات
تغییرات فناوری اطلاعات، خود دانشی است که کلید منابع رقابت های صنعتی و رشد اقتصادی را تشکیل می دهد. در میان بسیاری از فناوری های این عصر، بدون شک پیشرفت های فناوری اطلاعات تاثیر زیادی در تغییرات اقتصادی جهانی داشته است. فناوری اطلاعات به عنوان یک تکنیک برای سیستم های مدیریت و فرآیند رشدتلقی می شود. انقلاب کامپیوتر و تغییرات فناوری سریع ناشی از آن هم بر تولید و هم بر مصرف تاثیر خارق العاده ای داشته است. کامپیوتر گردآوری، پردازش و انتقال سریع اطلاعات را امکان پذیر ساخته و موجب تقلیل هزینه ها، افزایش بهره وری، افزایش کیفیت و کارایی در همه بخش های تولیدی و خدماتی گردیده است. امروزه شبکه های اطلاعاتی که در نتیجه توسعه فناوری اطلاعات رشد یافته اند. مهمترین تاثیر را در جهانی کردن صنعت و خدمات داشته اند. فناوری اطلاعات به عنوان فناوری شبکه خدمات جدیدی را ایجاد کرده که نتیجه اقتصادی عمده آن استاندارد کردن فرآیندهای پردازش اطلاعات است. فناوری اطلاعات در هر فعالیت کاربرد دارد، از جمع آوری مالیات ها تا اداره بانک ها از استخراج نفت تا سیستم کارایی انرژی از مدیریت اسناد تا مسائل پیچیده علمی دانشگاهی و نیازهای آموزشی فنی، از چاپ و نشر تا حمل و نقل، از تجارت تا مدیریت زیست محیطی در صنعت، و بانکداری، از سرگرمی ها گرفته تا ارتباطات دور و نزدیک و زمینه وسیع دیگری مثل برنامه ریزی اقتصادی کلان، تصمیم گیری امور عمومی و آموزشی بهداشت و تولید می توان از فناوری اطلاعات استفاده کرد و بهره گرفت(مهدوی، ١۳۷۹: ۴۹).
۲-۴-١-۶ نقش فناوری اطلاعات در فرآیندهای سازمانی
نقش فناوری اطلاعات در فرآیندهای سازمان، از قبیل تولید و فروش رشد چشمگیری داشته است. اولین نسخه های فناوری اطلاعات، رایانه در ابتدا برای نگه داری اطلاعات عملکرد سازمان استفاده می شد، اتفاقات و فعالیت های روزها و هفته های گذشته در اختیار مدیران قرار می داد. با توسعه سیستم ها و فناوری شبکه، امکان جمع آوری و استفاده از اطلاعات همزمان با رخداد آنها فراهم شد، یعنی اطلاعات عملیات سازمان در لحظه وقوع از طریق شبکه در اختیار مدیران قرار می گرفت. بعدها بسیاری از مراحل ثبت دستی اطلاعات به روش های رایانه ای و اتوماسیون تبدیل شد و برخی مراحل کاری کارمندان حذف گردید. سیستم های رایانه ای اکنون امکان مشاهده و نظارت بر عملکردها را فراهم کرده و خطاها و مشکلات کارگاه را قبل از وقوع به اطلاع کارکنان و مدیران سازمان می رسانند. بسیاری از فرآیندهای دستی قدیمی به طور اتومات شده اند. این تحولات موجب تغییرات مهمی در ساختار شغلی و تخصصی پرسنل شده است. برخی مشاغل حذف شده اند و برخی کارها قبلا دستی انجام می شد و امروزه از طریق رایانه و به شیوه های جدید انجام می شوند. برای مثال، برنامه ریزی ها یا افراد مسئول کنترل پروژه که قبلا کار خود را به روش های دستی و روی کاغذ و فرم های دستی انجام می دادند. اکنون با بکارگیری سیستم های رایانه ای ویژه تبدیل به کاربران تخصصی و برنامه نویس رایانه ای شده اند و قدرت و مهارت شغلی خود را چندین برابر توسعه داده اند.
استفاده از فناوری اطلاعات، علاوه بر اثر روی طبیعت کار و محیط کار، نحوه رقابت سازمان ها را هم تغییر داده است. فناوری اطلاعات موجب توسعه و بهینه سازی عملیات داخلی سازمان ها، کاهش هزینه های داخلی و تسریع در امر تولید شده است. کاهش هزینه ها فرصت سود آوری حتی در قیمت پایین تر برای محصولات را نیز ممکن ساخته یا سرعت عمل در رساندن محصول به بازار، دسترسی به سود سریع تر رخ می دهد. فناوری اطلاعات به یاری فرآیندهای بازاریابی و فروش آمده و سرعت عمل در بازاریابی را خصوصا در مواردی که محصولات جدید موجب گرانی قیمت و پایمال شدن فرصت ها می شود بهبود بخشیده است. اطلاعات دقیق تری از مشتری در اختیار عوامل فروش در سازمان قرار گرفته و نیاز مشتری به موانع تشخیص داده می شود. محاسبه دقیق محصول متناسب با نیاز و منابع هر مشتری امکان پذیر است. بکارگیری سیستم های فناوری اطلاعات فرآیندهای خرید و انتقال را نیز ساده و سریع تر نموده است.
نقش فناوری اطلاعات تنها به خرید محصول توسط مشتری ختم نمی شود؛ بلکه می تواند خدمات مشتری را از طریق حفظ اطلاعات عمومی از هر مشتری و ارتباط با مشتری توسعه و بهبود بخشد. حتی امروزه از فناوری اطلاعات همراه محصول و خدمات استفاده می شود و کارایی بیشتر و ارزش بیشتری برای مشتری ابداع می کند. برای مثال اتومبیل که یک کالای فیزیکی است از طریق فن آوری های فناوری اطلاعات می تواند به سیستم های ترمز جدید که مورد نیاز است مجهز گردد. شناخت تکنولوژی های نوین و سیستم های اطلاعات به عنوان نمود عینی فناوری اطلاعات و ابزارهای آن و در تقویت سازمان ها در عصر کنونی، یکی از ضرورت های حتمی خصوصا برای مدیران و کارشناسان حوزه های فناوری اطلاعات و دیگر دست اندرکاران اداره سازمان می باشد. یک دیدگاه دیگر به سمت تجارت الکترونیکی و استفاده از فناوری اطلاعات برای بهبود مدیریت و هماهنگی فعالیت های سازمان ها کمک کرده و بایستی در چارچوب مدل های انتقال به تجارت الکترونیک از آن ها استفاده نمود. امروزه تنوع سیستم های اطلاعاتی بسیار زیاد و مزایای آن ها بعضا همراه با مفاهیم و اهداف مشترک است. همین تنوع و پراکندگی موجب پیچیدگی و عدم پایداری در تصمیم گیری های مدیران، سازمان ها، و برنامه ریزی توسعه فناوری اطلاعات شده است(پیتر و همکاران1، ۲۰۰۶: ۷١۳).
۲-۴-١-۷ کاربردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات
برای بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان سه روش را می توان عنوان کرد: نخست نگرش از پایین به بالا2 که در این روش فناوری برای استفاده کارکنان سطوح پایین(عملیاتی) سازمان است و اطلاعات تا هنگامی که برای کاربردی مفید واقع گردد در سطوح مختلف انباشته می شود. بدیهی است که این اطلاعات ممکن است نقش چندان شایسته ای در برنامه های راهبردی ایفا نکند. اما نگرش دوم از بالا به پایین3 است. بر پایه این نگرش، نگرش راهبرد سازمان برای تصمیم گیری بازاریابی با ارائه خدمات و و توجه به این مسائل مطرح می شود و این سوال ها که اطلاعات لازم برای انتخاب راهبردهای منطقی کدامند؟ چه نوع فناوری اطلاعاتی برای حصول به چنین هدف هایی لازم است؟ و منابع چگونه باید به تحصیل هدف ها تخصیص یابند؟ نگرش سوم درون- برون سازمانی1 نامیده می شود که در آن ارتباطات اطلاعاتی بر اساس انتقال و برقراری روابط سازمان ها از درون به برون و بالعکس تنظیم می شود و اطلاعات مباله می شود سازمان هایی که اطلاعات خود را برای دیگر نهادها تهیه می کنند از این نوع نگرش طراحی می توانند استفاده کنند. فناوری اطلاعات در زمینه های مختلف اقتصادی، تجارت، صنعت، صنایع، بانکداری تاثیری شگرف خواهد گذاشت. از نظر اشتغال، توسعه این فناوری موجد مشاغل جدیدی با کیفیتی نو و برتر است. به عنوان مثال در استرالیا نرخ رشد شاغلان در این بخش در فاصله ی سال های ١۹۹۶ تا ۲۰۰۰ بیش از ۳۰ درصد بوده است. از طرف دیگر با توجه به اینکه استفاده از فناوری اطلاعات موجب افزایش سود و بهبود وضعیت صنایع می گردد. لذا باعث افزایش تولید ناخالصی داخلی نیز خواهد بود همچنین از اواسط دهه ی ١۹۹۰ نشانه هایی از افزایش بهره وری حاصل از کاربرد فناوری اطلاعات در آمار دیده شده است(توماس و همکاران2، ۲۰۰۴: ۳۴).
به منظور بررسی میزان به کارگیری فناوری اطلاعات بر اساس تحقیقات قبلی، لیستی از فناوری های اطلاعاتی در شرکت های تولیدی در قالب ۶ دسته ی زیر است:
١- به کارگیری فناوری اطلاعات در امور اداری3: منظور از این نوع فناوری، کاربردهای است که به طور عمده در امور اداری و دفتری انجام می شود، شامل: ثبت مستندات و داده ها و شامل سیستم های صدور صورت حساب، سیستم های کنترل موجودی، سیستم های حقوق و دستمزد، پایگاه داده و سیستم های حسابداری هزینه می باشد.
۲- به کارگیری فناوری اطلاعات در ارتباطات4: به سیستم هایی گفته می شود که وظیفه انتقال اطلاعات را بر عهده دارند و اطلاع رسانی و تبلیغ از طریق سایت اینترنتی، فروش مستقیم از طریق سایت اینترنتی، اینترنت داخل سازمان، تبادل الکترونیکی داده5 با تامین کنندگان، تبادل الکترونیکی داده با مشتریان یا کاربران و کار گروهی همراه با تبادل الکترونیکی اطلاعات را شامل می شود.
۳- به کارگیری فناوری اطلاعات در پشتیبانی تصمیم گیری1: شامل سیستم هایی است که به مدیران در فرآیند تصمیم گیری یاری می رساند و سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری2، تکنیک های تحلیل داده و سیستم های پیش بینی را شامل می شود.
۴- به کارگیری فناوری اطلاعات در برنامه ریزی تولید3: کاربردهایی از فناوری اطلاعات است که در عملیات برنامه ریزی تولید انجام می شود و برنامه ریزی تولید با کمک کامپیوتر4، برنامه ریزی نیازهای تولید5 و سیستم یکپارچه ی برنامه ریزی منابع سازمان6 را شامل می شود.