پایان نامه ارشد درمورد انتقال دانش، اشتراک دانش، منابع سازمان

دانلود پایان نامه

سازمان ها می توانند از طریق بهبود فرآیندی که سیستم سازمانی ایجاد می کند هزینه های ناشی از پیاده سازی این سیستم را جبران کنند. هرچند که بسیاری نیز به تعهد سازمان ها نسبت به مقابله با چالش های یادگیری مربوط به جذب و درک فرآیندهای جدید کسب وکار شک دارند]8[
2-4-13- بررسی مفصل موانع انتقال دانش در پیاده سازی سیستم های سازمانی
1) ابهام اتفاقی: این مورد یکی از عوامل مهم مشکل ساز در تمامی مراحل انتقال دانش و بهروش ها به حساب می آید. هرچند که در زمینه انتقال دانش طی پیاده سازی سیستم های سازمانی این حالت برقرار نیست چراکه به هنگام اعمال تنظیمات سیستم های سازمانی منطق انجام یک کار و توضیح خروجی حاصل از آن معمولا واضح است. به هنگام نبود چنین منطقی، فرآیند پیاده سازی سیستم سازمانی به هنگام اعمال تنظیمات سازمانی بسیار سوال بر انگیز خواهد بود.
2) دانش اثبات نشده: دانش اثبات نشده در سومین مرحله از انتقال دانش یعنی مرحله استفاده مهم است. در طی این مرحله است که کاربران برای اولین بار اطلاعات سیستم را از طریق گزارشات تجربه می کنند. اگر این اطلاعات نادرست باشند و یا نادرست پنداشته شوند، کاربران سودمندی سیستم سازمانی را مورد تردید قرار داده و بر توانایی های این سیستم در حل کردن مشکلاتشان شک خواهند کرد.
3) فقدان انگیزه منبع دانش: این مورد یکی از عوامل مهم مشکل ساز در مراحل پیاده سازی و استفاده محسوب می شود هرچند که معمولا منابع دانش یعنی فروشنده، مشاورین، پذیرندگان سیستم و تیم پیاده ساز انگیزه کافی اشتراک دانش در جهت دستیابی به هدف پیاده سازی موفقیت آمیز سیستم سازمانی را دارند.
4) غیر قابل اعتماد پنداشتن منبع: این مورد را می توان چهارمین مهمترین مانع انتقال دانش در مرحله پیاده سازی و مانعی کم اهمیت در سایر مراحل به شمار آورد. یکی از دلایل این موضوع این است که کاربران ممکن است کفایت و تخصص بعضی از مشاورین تازه کار که مسئول پیاده سازی یا پشتیبانی از سیستم های سازمانی در زمینه پیچیده سازمان هستند را کافی نبینند.
5) فقدان انگیزه دریافت کننده: به این مورد سختی انتقال دانش رتبه سوم در مرحله پیاده سازی تعلق می گیرد. در حین مرحله پیاده سازی، سازمان مشتری فقدان انگیزه در جهت دریافت دانش را به طرقی از این قبیل نشان می دهد: اختصاص منابع ناکافی به پروژه، معرفی بدون برنامه ریزی و جزئی سیستم سازمانی و حمایت ضعیف از جانب ذینفعان و مدیران اجرایی.
6) ظرفیت جذب پایین دریافت کننده: این مورد نیز از موانع مهم انتقال دانش محسوب می شود که ناشی از مسئله رایج پیچیدگی نسبی سیستم های سازمانی است. مسئله ظرفیت پایین نگهداری و حفظ دانش نیز در طی مرحله یکپارچه سازی از اهمیت زیادی برخوردار است. باید توجه داشت که فراموش کردن فرآیندها و کارکردهای سیستم قدیمی برای اکثر کاربران بسیار مشکل می باشد.
7) زمینه سازمانی نامناسب: این مانع انتقال دانش رتبه اول در مرحله پیاده سازی، رتبه چهارم در مرحله استفاده و رتبه دوم را در مرحله یکپارچه سازی به خود اختصاص می دهد. زمینه سازمانی نامناسب ناشی از مواردی از این قبیل می باشد: حمایت ضعیف ذینفعان و مدیران اجرایی، نبود برنامه ریزی، آموزش و مدیریت تغییرات.
در کل می توان مشاهده کرد که مشکل ظرفیت پایین جذب دانش از جانب پذیرندگان سیستم سازمانی در سراسر مراحل پیاده سازی، استفاده و یکپارچه سازی خودنمایی می کند. بنابراین باید همواره بر تلاش های تحلیلی بر روی پذیرندگان دانش به ویژه آمادگی و توانایی آنها به منظور پذیرش و جذب دانش سیستم های سازمانی توجه داشته باشیم. نبود ظرفیت حفظ دانش را می توان به عنوان یکی از مشکلات مهم در مراحل استفاده و یکپارچه سازی مشاهده کرد که البته این مورد در مراحل ابتدایی تر انتقال خیلی به چشم نمی خورد چراکه احتمالا مختص به چرخه حیات سیستم سازمانی است. مورد دیگری که باید به آن توجه داشت پذیرندگان دانش سیستم سازمانی و توانایی آنها در حفظ دانش و همچنین به دست فراموشی سپردن رفتارهای سیستم های قدیمی است. در پایان می توان به اهمیت زمینه سازمانی، حمایت مدیریت از تامین منابع و تائید و توافق بر روی سیستم سازمانی در جهت تقویت انتقال دانش اشاره کرد]39[.
2-4-14- یکپارچگی دانش در پیاده سازی سیستم های سازمانی
پیاده سازی یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در حقیقت مکانیزمی یکپارچه برای اتصال قسمت های مختلف سازمان به منظور دستیابی به یک فرآیند یکپارچه است. باید توجه داشت که در اکثر سازمان ها به واسطه ساختار سازمانی نامتمرکز، در واحدهای کسب و کار مختلف، سیستم های نرم افزاری متعددی وجود دارند که به صورت جدای از هم فعالیت های قسمت های مختلف سازمان را مکانیزه می کنند. خودمختاری این واحدهای کسب و کار باعث پیدایش علایق و شایستگی های متنوع در نواحی خاص دانش شده است. این موضوع، پیاده سازی سیستم های سازمانی را در سازمان های با ساختار ماتریسی مشکل می سازد چرا که در طی فرآیند پیاده سازی، دانش و علایق متناقض در بین واحدهای مختلف کسب و کار بروز کرده و باید به منظور یکپارچه سازی دانش آنها بر این مشکلات فائق آمد. این بدین معنی است که در پیاده سازی سیستم های سازمانی نه تنها باید به دانش متمایز کننده واحدهای مختلف کسب و کار توجه داشت، بلکه باید به این موضوع نیز اندیشید که چگونه می توان انواع دانش موجود را به هنگامی که تقاضا برای فرآیندهای کسب و کار یکپارچه بین وا
حدها افزایش می یابد به طور موثر با یکدیگر تلفیق کرد. به منظور دستیابی به این هدف استانداردسازی و شفافیت دانش در سراسر سازمان بسیار ضروری می باشد.
2-4-14-1 دانش، محصور در سیستم های سنتی
علاوه بر موانع حاصل از دانش محصور در فرآیندهای سازمانی پیچیده، مشکلاتی نیز به خاطر محصور بودن دانش در سیستم های سنتی (قبلی) به وجود می آیند. بسیاری از کاربران علاقه زیادی به مقایسه سیستم سازمانی جدید با سیستم های قبلی و بررسی میزان مشابهت آنها از خود نشان می دهند. این موضوع بیشتر ریشه در آگاهی نسبی کاربران از شکست پیاده سازی های قبلی سیستم های سازمانی در سایر سازمان ها دارد که عمدتا باعث به وجود آمدن بارکاری اضافی، دوباره کاری های زیاد و ناسازگاری های جدی در عملیات متداول سازمانی می شوند. این تمایل به مقایسه سیستم سازمانی با سیستم های سنتی قبلی نشان دهنده عدم تمایل کاربران در مقابل تغییرات و یادگیری مجدد می باشد. نگرانی پیرامون گرایش کاربران به رویه های قدیمی و گریز از تطبیق با محیط و سیستم های جدید در بیشتر پروژه های پیاده سازی سیستم های سازمانی رایج می باشد. اکثر تیم ها به این موضوع به عنوان یک محدودیت فنی و همچنین یک موضوع اجتماعی از جنبه تغییر ذهنیت افراد نگاه می کنند. از طرفی دیگر پاسخ کندتر به سیستم های سازمانی می تواند به واسطه این حقیقت باشد که اکثر کاربران به منظور درک دانش جدید (سیستم سازمانی پیاده سازی شده) به دانش قبلی خود (آنچه که از سیستم های قدیمی و سنتی می دانند) اتکا می کنند. به عبارتی می توان چنین پنداشت که کاربران در مقابل تغییرات مقاومت نمی کنند بلکه آنها سعی در درک تغییرات دارند. به منظور غلبه بر مشکلات مذکور می توان سیستم سازمانی را به صورت ظاهری، مشابه سیستم های قدیمی ایجاد کرد و آنها را به گونه ای سفارشی سازی کرد که مشابه سیستم های قبلی سازمان به نظر آیند.
2-4-14-2 دانش محصور در فرآیندهای بیرونی
یکی دیگر از مشکلاتی که سازمان ها به هنگام پیاده سازی سیستم های سازمانی با آن مواجه می شوند، یکپارچه سازی دانش داخلی سازمان با دانش خارج سازمان می باشد. ایجاد ارتباط بین فرآیندهای داخلی و دانش خارج از سازمان پیچیده و مشکل است چراکه بعضی از سیستم های سازمانی طوری طراحی می شوند که بر روی فرآیندهای داخل سازمان متمرکز هستند و این در حالیست که نیازمند یکپارچگی و ایجاد ارتباط با سیستم های خارجی از قبیل فراهم کنندگان، مشاوران و پیمان کاران می باشند. به منظور غلبه بر مشکل یکپارچگی فرآیندهای داخلی با دانش خارجی، تیم های پیاده سازی باید از روابط شخصی/کاری موجود بهره ببرند. از این ارتباطات در طی پیاده سازی سیستم های سازمانی می توان در جهت تسهیل یکپارچگی دانش مورد نیاز و همچنین مرحله بعد از پیاده سازی استفاده کرد.
2-4-14-3 دانش محصور در سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان
بعد از پیاده سازی سیستم سازمانی تیم های پیاده سازی در می یابند که حالا بیشتر دانش در سیستم جدید نصب شده محصور شده است و از طریق شبکه های ارتباطاتی شخصی غیر قابل دسترس می باشد. با این وجود به منظور ادامه توسعه و پذیرش کامل سیستم سازمانی، این دانش محصور شده باید با دانش داخلی و خارجی یکپارچه شود. به منظور غلبه بر این مشکل می توان از ساختارهای فعال سازی دانش54 استفاده کرد. این ساختارها، تالارهای اشتراک دانش الکترونیکی55 هستند که از طرف سازمان و به منظور ترغیب اشتراک دانش رسمی و حرکت به سمت تشکیل حافظه سازمانی سیستماتیک تشکیل می شوند. این ساختارهای فعال سازی دانش، پیرامون سیستم های اطلاعاتی موجود و به منظور تقویت فعالیت های دانش محور داخل سازمانی ایجاد می شوند. اگرچه این ساختارها در بیشتر موقعیت ها مفید هستند، اما مواردی نیز یافت می شوند که در آنها این تالارهای اشتراک دانش باعث تسهیل و همچنین جلوگیری از یکپارچگی دانش در مراحل بعد از پیاده سازی می شوند. برپایی این ساختارهای اشتراک دانش باعث تقویت ساختارهای یکپارچه سازی می شود که به خلق انعطاف پذیری و خلاقیت مورد نیاز پروژه های پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان کمک می کنند. با توجه به این موضوع می توان به نقش مهم سیستم های سازمانی در تسهیل ایجاد حافظه سازمانی و بهبود یکپارچگی ساختاری56 در سطح سازمان اشاره کرد که در آینده به بهبود خلاقیت در سازمان کمک خواهد کرد و به این حالت می توان به عنوان خروجی یکپارچه سازی موفق در طی پیاده سازی سیستم های سازمانی اشاره کرد.
در فرآیند ایجاد این ساختارهای به اشتراک گذاری دانش و در مرحله بعد از پیاده سازی سیستم سازمانی، گاها خود این ساختارها به موانعی تبدیل می شوند که می توانند واقعا از یکپارچگی دانش بین واحدها جلوگیری کنند. دلیل ایجاد این موانع این است که ساختارهای جدید حد و مرزهایی را در بین گروه های مختلف ایجاد می کنند که نفوذ در آنها مشکل بوده و در نتیجه تبادل دانش ضمنی در بین گروه ها را تقریبا ناممکن می سازد. بدون ایجاد روابط شخصی قبلی، کارکنان سازمان در استفاده از این تالارهای اشتراک دانش موفق نخواهند بود و کارایی استفاده از ساختارهای مذکور کاهش خواهد یافت و در عوض مرزهای الکترونیکی مابین گروه ها ایجاد خواهد شد که باعث جلوگیری از جریان روان دانش مورد نیاز پیاده سازی موفقیت آمیز سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان خواهد شد.
2-4-14-4 ایجاد ارتباط بین افراد به عنوان راه حل مقابله با موانع پیاده سازی حاصل از محصور بودن
دانش
یکی از مشکلات پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان، پیچیدگی فرآیند یکپارچگی دانش است، چرا که بیشتر دانش در سیستم های سازمانی مختلف (داخل و خارج سازمان)، ساختارها و فرآیندهای رابطه ای محصور است و باید توجه داشت که توجه به درک و اشتراک این دانش محصور به منظور دستیابی به یکپارچگی موفقیت آمیز آن ضروری به نظر می رسد. در اکثر پروژه ها، افراد درگیر در فرآیند پیاده سازی نیاز به ایجاد مجموعه ای از روابط کاری حمایتی را لازم می بینند هر چند که ایجاد چنین روابطی ساده نیست چرا که در بیشتر سازمان ها فرهنگ سازمانی خودمختاری و استقلال، فرهنگ غالب می باشد. در نتیجه می توان دریافت که ایجاد ارتباط یکی از مهمترین مسائل در طی فرآیند پیاده سازی بوده و باید در دو سطح روابط بین شخصی( یک به یک) و روابط جمعی(گروه محور) انجام گیرد.
2-4-14-5 ایجاد ارتباطات شخصی( یک به یک) و ارتباطات جمعی(گروه محور)
زمانی که تیم پیاده سازی شکل می گیرد، تقریبا تمامی افراد با یکدیگر

دیدگاهتان را بنویسید